AVG

AVG Bureau MIND

1.      Algemene Verordening Gegevensbescherming

1.1    De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel GDPR (General Data Protection Regulation) genoemd, is Europese wetgeving die rechtstreekse werking binnen de Europese Economische Ruimte heeft. Per 25 mei 2018 vervangt deze regelgeving de Wet bescherming Persoonsgegevens.

2.      Eigenaar

2.1    Bureau MIND, hierna te noemen: Bureau MIND, gevestigd op het adres Tombelaan 2, 3956 XW Leersum, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyreglement.

2.2    Medewerker(s)/ZZP-ers Bureau MIND: (indien van toepassing) met vermelding BIG-registraties en BIG-registratienummers en/of met vermelding van overige relevante kwalificaties.

3.      Categorieën persoonsgegevens

3.1    Bureau MIND verwerkt persoonsgegevens van cursisten en supervisanten, zodat zij gebruik kunnen maken van mijn diensten. Bureau MIND verwerkt deze persoonsgegevens zodra de cursist daar zelf toestemming voor heeft gegeven of als zijn/haar bedrijf de cursist middels een overeenkomst een incompany cursus of e-learning van Bureau MIND aanbiedt. Bureau MIND verwerkt deze gegevens zorgvuldig en vertrouwelijk volgens de geldende privacyregels. Bij de inschrijving van een cursus, gaat men akkoord met de Algemene Voorwaarden en het verwerken van zijn/haar persoonsgegevens.

3.2    Dit is het overzicht van de persoonsgegevens die Bureau MIND verwerkt en waarom zij ze verwerkt.

• Voor- en achternaam (voor het kunnen inschrijven voor cursus, e-learning/webinar of opleiding, deelname en certificering)
• Adresgegevens (opsturen certificaat en factuur)
• Telefoonnummer (ivm vragen die betrekking hebben op de scholing)
• E-mailadres (ivm vragen over de scholing, informeren over cursus en certificering, toegang tot de online leeromgeving, versturen nieuwsbrief)
• Overige persoonsgegevens die men actief verstrekt in correspondentie per email en telefonisch, bijvoorbeeld maar niet uitsluitend:
• Lidmaatschap en registratienummer bij een beroepsvereniging (voor het invoeren van de presentie en certificering)
• Functietitel (bepalen of je tot de doelgroep van de cursus behoort)
• Naam en adres werkgever (om de betaling te kunnen verwerken mits deze via werkgever verloopt)

4.      Verwerkingsdoeleinden

4.1    Persoonsgegevens mogen alleen verwerkt worden als het echt niet anders kan. Bureau MIND verwerkt persoonsgegevens bij de inschrijving van cursussen die Bureau MIND aanbiedt. Dit is nodig om de organisatie een factuur en een certificaat te kunnen sturen, toegang te geven tot de leeromgeving, accreditatiepunten te geven, berichten over de cursus te kunnen sturen. Kortom: het is nodig om een cursist een cursus te kunnen laten volgen. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van deze gegevens zijn Toestemming en Uitvoering Overeenkomst.

5.      Grondslag Toestemming

5.1    Voor de inschrijving van cursussen en supervisie trajecten cursussen is de eerste grondslag van toepassing: Bureau MIND heeft toestemming van de persoon om wie het gaat. Voor offertes van incompany cursus of e-learning uitvoeringen geldt de grondslag Overeenkomst. Bij de inschrijving van een cursus op het opleidingsportaal kan een cursist een vakje aanvinken om aan te geven dat hij/zij akkoord gaat met de Algemene Voorwaarden.

6.      Juiste eisen aan toestemming

6.1    De toestemming wordt vrijelijk gegeven. Men wordt niet onder druk gezet. De toestemming is specifiek en dient slechts 1 doel: inschrijven voor de cursus. De toestemming is ondubbelzinnig, want het vakje is niet vooraf aangevinkt. Tevens is men geïnformeerd over de identiteit van Bureau MIND, het doel van elke verwerking, welke persoonsgegevens verzameld worden en het recht dat men heeft om de toestemming weer in te trekken. Dit staat in de privacyreglement die op www.bureaumind.nl eenvoudig te vinden is en waar in de Algemene Voorwaarden naar wordt verwezen.

7.      Grondslag Uitvoering Overeenkomst

7.1    Het is voor Bureau MIND noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken om een overeenkomst tussen een bedrijf en Bureau MIND uit te voeren. Dit is het geval als een bedrijf meerdere medewerkers een cursus van Bureau MIND aanbiedt op een eigen locatie, een zogenaamde incompany cursus of e-learning. De grondslag geldt voor de offerte-fase.

7.2    In de offerte worden geen persoonsgegevens gevraagd. In de overeenkomst wel. Dit zijn alleen gegevens die noodzakelijk zijn om de cursus te kunnen volgen en zo de overeenkomst na te kunnen leven. Bureau MIND gebruikt de gegevens bijvoorbeeld niet om het koopgedrag te analyseren. 

Het gaat om:

• Achternaam
• Tussenvoegsel
• Voorletter
• Roepnaam
• Titel
• Emailadres zakelijk (om cursisten te kunnen informeren over de cursus)
• Functie (om te bepalen of men voldoet aan de ingangseisen van de betreffende cursus)
• Registratienummer(s) bij de beroepsvereniging(en) (i.v.m. de toekenning van accreditatiepunten aan de cursisten).

7.3    Bureau MIND krijgt van de organisatie een (excel) formulier waar men de gegevens invoert. De gegevens op dit formulier worden door een medewerker van Bureau MIND in de cursusadministratie geïmporteerd bij de betreffende incompany cursus of e-learning. De gegevens zijn daar terug te vinden.

8.      Rechten van betrokkenen

8.1    Rechten die cursisten en medewerkers onder de AVG hebben:

• Recht op inzage. Dat is het recht om onder meer een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die Bureau MIND van hen verwerkt.
• Recht op vergetelheid. Mensen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden.
• Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die Bureau MIND verwerkt te laten wijzigen.
• Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij of de persoon in kwestie.
• Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
• Het recht op duidelijke informatie over wat Bureau MIND met hun persoonsgegevens doet.

8.2    Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan via de e-mail ingediend worden. Bureau MIND heeft vier (4) weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. 

8.3    Binnen vier (4) weken zal Bureau MIND laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Bureau MIND, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Aan de hand van een verzoek kan Bureau MIND aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

8.4    Bureau MIND behoudt zich het recht voor om deze privacyreglement te wijzigen. U wordt dan ook verzocht om van tijd tot tijd kennis te nemen van deze privacyreglement van Bureau MIND.

9.      Bewaartermijnen gegevens

9.1    Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. Bureau MIND controleert jaarlijks de oudst aanwezige data. Persoonsgegevens die ouder zijn dan 5 jaar worden tijdens deze controle waar mogelijk verwijderd of geanonimiseerd.

10.    Privacy by default

10.1  Privacy by default houdt in dat de standaardinstellingen van de producten en/of diensten vanuit het perspectief van een buitenstaander privacyvriendelijk zijn. Dit betekent dat Bureau MIND technische en organisatorische maatregelen neemt om ervoor te zorgen dat Bureau MIND, als standaard, alléén persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat Bureau MIND wil bereiken. De standaardinstellingen van de producten, systemen en diensten die Bureau MIND aanbiedt zijn privacyvriendelijk:

• Er worden nooit meer gegevens gevraagd dan noodzakelijk is.
• De locatie van gebruikers wordt niet geregistreerd als dat niet nodig is.
• Er zijn geen vakjes vooraf aangevinkt.
• Gebruikers hoeven niets aan instellingen en functies te wijzigen om hun privacy te beschermen.

11.    Cookies

11.1  Bureau MIND maakt op haar website gebruik van cookies. Deze cookies zorgen ervoor dat u mijn website veilig kunt bezoeken. Cookies zijn kleine (tekst) bestandjes die uw computer, tablet of mobiele telefoon ontvangt als u een website bezoekt. Cookies maken het bezoek aan de website en het gebruik gebruiksvriendelijker.

11.2  Bureau MIND gebruikt cookies om de website te kunnen optimaliseren en u in de toekomst nog beter van dienst te kunnen zijn. De cookies die Bureau MIND gebruikt bevatten geen naam en adresgegevens; alleen gegevens betreffende uw gebruik worden opgeslagen (bezochte pagina’s, technische details en ip-adres). Uiteraard gaan wij zorgvuldig met deze informatie om.

11.3  Je kunt cookies altijd zelf via de browserinstellingen verwijderen of uitschakelen. Het verschilt per browser hoe je dit kan doen, de meeste browsers geven hier uitleg over in de help-functie. Er worden dan geen cookies meer opgeslagen als je onze website bezoekt. Maar let wel op: zonder cookies werkt mijn website mogelijk minder goed. Daarnaast kan je ervoor kiezen geen toestemming te geven voor het plaatsen van cookies.

11.4  Je kunt jouw persoonsgegevens inzien, corrigeren of laten verwijderen. Stuur een e-mail naar: info@bureaumind.nl

12.   Verwerkingsregister

Bureau MIND is verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van gegevens of en beschikt over een verwerkingsregister.

13.    Register Datalekken

Als er binnen Bureau MIND een datalek optreedt waarbij er kans is op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, dan kan Bureau MIND verplicht zijn een melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14.    Toestemming voor gegevensverwerking

Bureau MIND kan aantonen dat een betrokkene daadwerkelijk toestemming heeft gegeven voor een gegevensverwerking wanneer Bureau MIND voor deze verwerking toestemming nodig heeft.

15.    Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Op grond van artikel 37 van de AVG heeft Bureau MIND geconcludeerd dat het aanstellen van een FG niet verplicht is. De genoemde situaties in dit artikel waarbij men wel verplicht is een FG aan te stellen, zijn niet op Bureau MIND van toepassing.

16.   Geheimhouding

Zie Algemene Voorwaarden Bureau MIND.